Calcule o custo total de aquisição antes de comparar um desconto por atacado.

Uma decisão de compra exige uma estimativa de custos que chegue ao local onde os bens serão utilizados ou vendidos. O preço do produto é um dos dados de entrada. Crie uma planilha que separe as cotações confirmadas das estimativas e identifique a data, a moeda e o escopo de cada valor. Isso torna a comparação útil mesmo quando as taxas de frete ou de câmbio variarem.

Defina o destino do cálculo.

Escolha um ponto final claro, como seu armazém após a inspeção. Use o mesmo ponto final para todos os fornecedores. Liste os custos necessários para chegar até ele: compra do produto, embalagem, coleta, frete, seguro (se contratado), manuseio, inspeção e quaisquer taxas de importação aplicáveis. Peça aos prestadores de serviços relevantes que confirmem os custos que controlam. Não presuma que a linha de transporte do fornecedor inclua todos os custos subsequentes.

Evite contagem dupla

Leia atentamente as responsabilidades de entrega da cotação juntamente com a estimativa de frete. Marque cada custo como incluído, excluído ou não resolvido. Quando uma regra Incoterms for utilizada, registre o local e a edição correspondentes; a ICC explica que essas regras alocam responsabilidades, custos e riscos de entrega. Sua planilha ainda precisa dos valores reais e de quaisquer serviços adicionais acordados para este pedido.

Utilize um cálculo de unidades transparente

Para um cálculo básico de planejamento, divida o custo total de transporte da remessa até o destino escolhido pela quantidade de unidades que se espera vender. Mantenha a quantidade encomendada e essa estimativa de planejamento em células separadas. Se um produto precisar de montagem local, reetiquetagem ou um acessório antes da venda, mostre esses custos separadamente. O resultado deve descrever o escopo do processo, em vez de ser simplesmente rotulado como "custo".

Teste as hipóteses com cenários.

Considere um pedido hipotético com 100 unidades e um custo total de aquisição de 1.200 unidades monetárias. Com todas as 100 unidades comercializáveis, o custo de aquisição é de 12 por unidade. Se apenas 95 forem comercializáveis ​​e não houver previsão de reembolso, o mesmo total passa a ser de aproximadamente 12,63 por unidade comercializável. Esses são números hipotéticos para planejamento, não uma cotação de mercado ou uma previsão de defeitos.

Faça algumas simulações alternativas claramente identificadas para frete, taxa de câmbio e quantidade vendável. Altere uma premissa de cada vez para que seu efeito permaneça visível. Não transforme uma estimativa em um valor confirmado simplesmente porque ela aparece em uma planilha. Registre quem verificará cada item pendente antes da aprovação da compra.

Separar os custos de aquisição dos custos de venda

As taxas do marketplace, o processamento de pagamentos, a entrega local, o gerenciamento de devoluções e o suporte ao cliente podem ser relevantes para a lucratividade, mas descrevem uma etapa posterior. Adicione-os em uma seção separada, em vez de ocultá-los na comparação de fornecedores. Informe se os impostos estão incluídos e obtenha informações atualizadas para a transação específica, quando necessário. Este guia não fornece alíquotas de impostos, tratamento tributário ou margem de lucro esperada.

Mantenha a decisão reproduzível.

Salve o orçamento do fornecedor, o orçamento de frete, as premissas e a data de cálculo em um único arquivo. Antes de efetuar o pagamento, atualize os orçamentos expirados e confirme qualquer alteração nas dimensões ou na quantidade das caixas. Um desconto só é vantajoso quando o pedido revisado ainda atende às especificações e o custo total permanece aceitável. Utilize a planilha para identificar incertezas e, em seguida, resolva as principais incógnitas com os responsáveis.

Referência: Câmara de Comércio Internacional, Visão geral das regras Incoterms. A estrutura da planilha e o exemplo numérico são material editorial original.