Per prendere una decisione di acquisto è necessaria una stima dei costi che arrivi fino al luogo in cui la merce verrà utilizzata o venduta. Il prezzo del prodotto è uno degli elementi da considerare. Crea un foglio di calcolo che separi i preventivi confermati dalle stime e che indichi la data, la valuta e l'importo di ciascuna cifra. In questo modo, il confronto risulterà utile anche in caso di variazioni dei costi di trasporto o dei tassi di cambio.
Definire la destinazione del calcolo
Scegliete un punto di arrivo ben definito, ad esempio il vostro magazzino dopo l'ispezione della merce. Utilizzate lo stesso punto di arrivo per tutti i fornitori. Elencate i costi necessari per raggiungerlo: acquisto del prodotto, imballaggio, ritiro, trasporto, assicurazione (se stipulata), movimentazione, ispezione e eventuali dazi doganali. Chiedete ai fornitori di servizi di confermare i costi che controllano. Non date per scontato che la dicitura di spedizione di un fornitore includa tutti i costi successivi.
Evitare il doppio conteggio
Leggete attentamente le responsabilità di consegna del preventivo insieme alla stima del trasporto. Indicate se ogni costo è incluso, escluso o non definito. Quando viene utilizzata una regola Incoterms, annotatene la denominazione e l'edizione; la Camera di Commercio Internazionale (ICC) spiega che queste regole assegnano responsabilità, costi e rischi di consegna. Nel vostro foglio di lavoro sono ancora necessari gli importi effettivi e gli eventuali servizi aggiuntivi concordati per questo ordine.
Utilizzare un calcolo unitario trasparente
Per una stima di base, dividi il costo totale per la spedizione fino al punto di destinazione prescelto per il numero di unità che si prevede di vendere. Mantieni la quantità ordinata e questa stima di pianificazione in celle separate. Se un prodotto necessita di assemblaggio locale, rietichettatura o di un accessorio prima della vendita, indica questi costi separatamente. Il risultato dovrebbe descrivere l'entità dell'operazione, anziché essere semplicemente etichettato come "costo".
Verifica le ipotesi con degli scenari
Consideriamo un ordine esemplificativo di 100 unità e un costo totale di acquisizione di 1.200 unità monetarie. Se tutte le 100 unità sono vendibili, il costo di acquisizione è di 12 per unità. Se solo 95 sono vendibili e non si ipotizza alcun rimborso, lo stesso totale diventa circa 12,63 per unità vendibile. Questi sono numeri di pianificazione inventati, non una quotazione di mercato o una previsione di difetti.
Calcolate diverse alternative, chiaramente etichettate, per il trasporto, il tasso di cambio e la quantità vendibile. Modificate un'ipotesi alla volta, in modo che il suo effetto rimanga visibile. Non trasformate automaticamente una stima in una cifra definitiva solo perché appare in un foglio di calcolo. Annotate chi verificherà ogni elemento ancora da definire prima dell'approvazione dell'acquisto.
Separare i costi di acquisizione da quelli di vendita.
Le commissioni del marketplace, l'elaborazione dei pagamenti, la consegna locale, la gestione dei resi e l'assistenza clienti possono essere rilevanti per la redditività, ma si riferiscono a una fase successiva. È preferibile inserirle in una sezione separata anziché nasconderle all'interno del confronto tra fornitori. Indicare se le tasse sono incluse e, se necessario, richiedere una consulenza specifica per la transazione in questione. Questa guida non fornisce informazioni su aliquote, trattamento fiscale o margine di profitto previsto.
Mantenere la decisione riproducibile
Conservare insieme il preventivo del fornitore, il preventivo di trasporto, le ipotesi e la data di calcolo. Prima di effettuare il pagamento, aggiornare i preventivi scaduti e confermare eventuali modifiche alle dimensioni o alla quantità degli imballaggi. Uno sconto è utile solo se l'ordine modificato soddisfa ancora le specifiche e il costo totale rimane accettabile. Utilizzare il foglio di lavoro per individuare le incertezze, quindi risolvere le principali incognite con le parti responsabili.
Riferimento: Camera di Commercio Internazionale, Panoramica delle regole Incoterms. La struttura del foglio di lavoro e l'esempio numerico sono materiale editoriale originale.
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