儘管許多服務商試圖扼殺電子郵件，但它仍然屹立不倒——儘管存在許多缺陷和不良做法，它仍然是我們目前擁有的最佳系統。但是，除非你有一個能夠徹底革新我們溝通方式的全新創意，否則你可以做兩件事來讓電子郵件對每個人來說都不那麼糟糕。
首先，問問自己是否真的需要寄這封郵件。數位通訊最糟糕的地方之一就是資訊擁擠，所以有時候最好的郵件反而是你不該發送的那封。系統幾乎沒有內建的優先排序機制，而人工智慧的嘗試也並非總是可靠——你老闆的重要郵件很容易和你表弟的胡言亂語以及你上次優步車的收據混在同一個收件匣裡。
但如果您認為別無他法，那麼撰寫更好、更周到的郵件內容可以幫助所有人改善電子郵件的使用體驗。而這正是我們能幫助您的地方。
掌握格式
電子郵件自 20 世紀 70 年代以來就已存在，因此在這段時間裡形成了一些相當成熟的慣例。正確遵循這些慣例是寫出優秀電子郵件的第一步。
一切都從郵件主題開始。主題不應該是像「問題」或「星期二？」這樣模糊的內容。相反，應該用一句話概括郵件內容，準確描述郵件主題。
一個好的郵件主題可以是「關於您那篇關於糟糕照片的文章，我有個問題」或「您下週二有空一起喝咖啡嗎？」。清晰的主題可以讓收件者在瀏覽收件匣時一眼看出郵件的內容。這有助於他們判斷郵件的重要性，並讓他們明白這並非又一個注定會被忽略的團購優惠。
開頭和主題一樣重要，因為你希望收件者能繼續閱讀。不過別擔心，寫好開頭並不難。最好的兩個選擇是“你好，[收件人姓名]”或直接寫“[收件人姓名]”。你也可以用“親愛的[收件人姓名]”，但這有點過於正式。在開頭寫上收件者的名字，能讓收件者確信這是直接發給他們的郵件，而不是別人複製貼上群發的。
不過，有個關鍵細節——務必仔細核對對方的名字，確保拼字無誤。另外，措辭要稍微正式一些——即使對方不介意“查爾斯”，最好也稱呼對方“蒙哥馬利博士”，而不是一開始就叫“喲，查克”，以免冒犯對方。人們對稱呼方式很敏感。如果對方回覆郵件的簽名使用了更非正式的稱呼，你可以在後續郵件中也使用這個稱呼。
郵件正文是您實際撰寫郵件內容的地方。我們稍後會詳細講解。
最後，人們通常會在郵件結尾的措詞上花費太多心思。其實你無需糾結於「謝謝」、「祝好」、「此致敬禮」和「此致」之間的差異。選擇一個你認為最符合你個性的結尾，直接使用即可。
把握好語氣
一旦你掌握了形式，就該專注於你的訊息了。
你給誰發郵件以及你和對方的關係決定了一切。你絕對不應該用同一種方式給親密的朋友、老闆和你想面試的人發郵件——每種情況都需要不同的語氣。
寫郵件之前，先簡單想想你的收件者是誰，以及他們可能對你的郵件有什麼期待。和朋友家人交流時，可以隨意使用俚語，但和同事溝通時最好避免。如果你是和關係比較親近的同事寫郵件，可以稍微靈活一些，使用俚語，但要謹慎——如果郵件主題比較正式，或者你覺得將來可能會把這封郵件給其他人看，那就盡量保持正式。運用你的判斷力，不要在郵件裡說任何你不敢當面說的話，也不要說任何你不想在法庭上被公開宣讀的話。
另外，使用幽默時務必格外小心。電子郵件很難準確傳達語氣，表情符號也難以取代。除非收件人與你關係親近，了解你的幽默風格，否則不要開任何模棱兩可或帶有冒犯性的玩笑，也不要說任何可能被誤解的話。逗老闆一笑和惹惱老闆啟動紀律處分程序之間只有一線之隔——你肯定不想越過這條界限。
長度只需達到所需長度即可——但不要太長。
收到冗長的郵件簡直是一種折磨。這是不爭的事實。沒人願意花一個小時去閱讀一段又一段原本幾行就能說完的內容。另一方面，有些人又把「郵件要簡潔」的理念發揮到了極致。理論上，用五句話或更少的篇幅回覆每封郵件固然很好，但實際上卻不切實際，因為這種極簡往往會顯得不夠禮貌。
一般來說，電子郵件應該盡可能簡潔明了，但又不能遺漏任何重要資訊。身為自由撰稿人，我發出很多稿件，收到的拒稿也幾乎一樣多。最好的拒稿郵件是這樣的：“抱歉，我們不適合您。祝您找到其他機會。”
是的，它們確實很短，但卻包含了所有需要表達的內容，而且還巧妙地以積極的結尾收束。從長度上看，寫滿一行和寫半行在閱讀時間上差異不大，但卻會大大影響收信人的感受。
一封郵件，一個主題
最好將郵件內容限制在單一主題上。如果您想安排會議、提供回饋意見，同時也要向收件者索取費用報告，那麼最好發送兩到三封單獨的郵件。
電子郵件收件匣的搜尋功能遠不如大多數人希望的那麼強大，因此重要的資訊很容易被混淆或埋沒。收件人不應該費力記住某個重要會議的日期僅僅出現在一封冗長郵件的末尾，而這封郵件的內容卻與會議無關，只是在反饋一個無關的項目。即使他們仔細搜索收件箱，也很有可能直接跳過包含該日期的郵件。
重讀並修改。然後再重讀一遍。
所有優秀文章的秘訣都在於編輯──電子郵件也不例外。我並不是建議你花幾個小時反覆修改寫給朋友的一封郵件，但至少在點擊「發送」之前，你應該把每封郵件都讀兩遍。
通讀一遍，進行必要的修改，完成後再讀一遍，看看最終版本會是什麼樣子。反覆修改，直到你滿意為止。如果需要，可以大聲朗讀你的郵件，這樣你就能強迫自己仔細閱讀每一個字，而不是只瀏覽一遍。
以下是一些你需要注意的事項：
- 拼字錯誤和語法錯誤，尤其是在開頭以及任何提及收件人姓名的地方。您可以使用 Grammarly 等工具來幫助發現這些錯誤。
- 如果你已經給其他人發送了電子郵件，並且正在複製貼上郵件正文，請務必更新收件人的姓名、日期和電話號碼等詳細資訊。
- 不要一股腦地發一大段文字。每個要點之間都應該有段落分隔。
- 不要重複自己，也不要說太長。
- 感嘆號太多了！到底多少才算太多，這還有待商榷。普通郵件每隔幾行加上一個感嘆號是可以的，但發給會計師的郵件最好不要用。
- 陳腔濫調。避之不及，就像躲避新冠病毒一樣。
- 確保語氣一致且恰當。
- 請務必附上您承諾要新增的文件。有些郵件用戶端，例如 Gmail，會在這方面提供幫助——如果您點擊「已新增附件」但實際上沒有新增附件，它們會提示您。
- 「收件人」欄位用於填寫需要回覆的人員。 「抄送」欄位是用來填寫需要了解最新情況的人員。
其他技巧和竅門
寫好郵件，和很多事情一樣，關鍵在於避免問題，而不是做出什麼驚世駭俗的舉動。只要你的語氣恰當，正文簡潔明了，沒有犯任何低級錯誤或冒犯收件人，你就寫了一封好郵件。
點擊發送後，接下來只需等待對方及時回复，希望是正面的回應。不過，請記住一點——郵件經常會遺失。如果您沒有收到收件人的回复，可以根據郵件的緊急程度，在一兩天後進行跟進。但請記住，每個人都有自己的生活，所以不要太催促。
如果您擔心自己會忘記跟進，您的電子郵件用戶端可能帶有提醒功能，值得一試。您可以設定一個您能接受的最長等待時間，之後它會詢問您是否要跟進。
