本文原刊於WorkingMother.com 網站。
如何才能最好地查看和處理每天收到的電子郵件？簡而言之：可能與你現在的做法截然相反。
如果你像我以前一樣，在開始更有意識地管理時間之前，你會登入帳戶，然後從頭開始逐項處理郵件。之後你可能會因為接到電話或要開會而停下來。當你再次登入時，你會重新開始，但這時又會有新的郵件湧入，所以你又得從頭開始。這樣的模式可能會重複十幾次。一天結束時，你往往無法完成優先事項，也無法達到你預期的時間使用效率。
為什麼會這樣呢？查看郵件需要高度集中。如果每天以查看郵件開始，並且一整天都在重複這項工作，就會嚴重消耗你處理更複雜事務的能力。想了解更多神經科學的知識，可以閱讀大衛洛克的《你的大腦在工作》 。
另一方面，我也嘗試過完全忽略郵件，任由它們堆積如山。不出所料，這也不是個好方法：我可能會錯過一些重要資訊。或者，郵件堆積如山（成千上萬封），讓我感覺根本無從下手。
你應該怎麼做？以下是我總結的六大最佳實務。
1. 我會在打開電子郵件之前，先制定當天的工作重點，最好是在遠離電腦的紙上寫下來。
我發現前一天晚上做好計劃效果最好。我先列出清單，按優先順序排序，然後盡量實際地考慮一天之內能完成哪些事情。最後一點對我來說很痛苦，因為我是一個典型的樂觀主義者。我總是想辦法在同樣的時間內完成更多的事情——但時間總是有限的。
2. 早上，我會快速瀏覽電子郵件，看看我的優先事項是否需要改變。
我會按「寄件者」排序，查看是否有來自經理或重要利害關係人的優先郵件。我也會按「主題」排序，看看是否有需要處理的郵件。我會根據這些新資訊調整我的優先順序。如果遇到需要快速回覆的郵件，我也會及時回覆。此外，我還會標記需要處理或審核但並非當務之急的郵件。
3. 我整天都把記事本帶在身邊，提醒自己要優先處理的事。
我可以根據需要添加備註、新項目或重新排列順序。但它是我未來24小時的行動指南。一天結束時，它還會給我一份成績單，讓我了解自己的計畫和執行情況。
4. 我會在一天中安排一些時段來查看電子郵件，就像處理其他優先事項一樣。
大量研究支持定期檢查比頻繁檢查更有效的觀點。對我而言，這有助於我集中精力，推進優先事項。正如我信任的一位朋友在我剛加入亞馬遜時告訴我的那樣：「如果你的收件匣就是你的待辦事項清單，你注定會失敗。」每封郵件，即便它恰好是優先事項，也是其他人的優先事項。
5. 一天結束時，我會查看剩餘的郵件，回覆我標記的郵件，如果需要更多時間，我會將這些郵件加入我的待辦事項清單。
我通常會為自己設定一個收件匣郵件數量目標，並努力將郵件數量控制在這個目標範圍內。這個目標數量取決於我的職位和團隊，而且變化很大。我認識一位亞馬遜的高階領導，他的目標是20封左右——我對此非常敬佩。我的目標比他高得多，但設定這個目標就像設定體重目標一樣。它能衡量我是否在掌控郵件，還是被郵件掌控。
6. 我在週末抽空查看前七天的電子郵件。
我的日常工作流程並非總是能讓我達成目標，因此每週的工作流程是我的第二道防線。它還能顯示七天的工作量，讓我了解哪些方面需要投入更多時間、委派他人或採取其他不同的處理方式。
堅持不懈地執行這個流程，就像保持健康一樣。我通常會在不同階段的某些環節表現出色。當我對自己的效率不滿意時，我常常發現自己不再認真看待其中一個或多個步驟。我需要重新回到一絲不苟的狀態，才能獲得最大的益處。就像我的健康一樣，為了達到最佳效率，這種投入是值得的。
埃莉諾·安吉利迪斯是一位婚姻美滿的職業媽媽，育有三個孩子，年齡從大學生到小學生不等。過去十八年來，她一直是職場媽媽，累積了許多故事，從深刻的感悟到荒誕的趣事，應有盡有。步入中年，她渴望做出更大的貢獻，並希望孩子們也能如此。她也在部落格「平衡母親與職業」上分享生活點滴，並在推特上活躍於@ellenorea。
