如果你用過電腦，你可能覺得不需要微軟Word的使用技巧。畢竟，它已經面世40年了，它的所有秘密肯定早就被揭露了。但我們可要告訴你，事實並非如此。
無論你是Word的忠實用戶，還是只在需要修改履歷時才打開它，想要真正發揮Word的最大效用，你都需要深入了解一些更高級的功能，而不僅僅是加粗和下劃線。幸運的是，我們已經為你搜羅了各種實用技巧，為你總結了一些真正有價值的建議。
1. 使用 lorem ipsum 工具建立虛假文字區塊
不從事文字工作的人可能不知道，lorem ipsum 就像是文字界的模擬人生語。它其實就是一些亂碼——看起來像單字的字母塊，可以幫助人們想像文字在網站、雜誌、書籍或風格化文件中的顯示效果。
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如果你喜歡設計文檔而不是撰寫文檔，或者喜歡透過擺弄頁面格式來拖延草稿的完成，你可以在 Word 中使用 lorem ipsum。你甚至不需要打開選單——只需在頁面上的某個位置輸入=Lorem() ，然後按Enter 鍵，一切就搞定了。
預設情況下，該指令會建立五個短段落。如果您覺得不夠，可以透過在括號內加上數字來告訴 Word 您想要多少段落。例如，如果您想要 12 個段落，請輸入=Lorem(12) ，然後您就可以自由編輯文字了。
2. 為您的作品添加即時時間戳
如果你有一個需要不斷更新日期的文檔模板，Word 有一個工具可以讓你不必一邊看著螢幕角落一邊小聲自語「今天是星期幾？」。
您可以透過前往「插入」標籤並點擊「插入日期和時間」工具來為文件新增時間戳記——它是一個小圖標，顯示一個頂部帶有時鐘的日曆，位於「公式」按鈕的左側。
在彈出的視窗中，您可以從一系列時間格式中進行選擇，例如經典的兩位數“月/日/年”，甚至可以包含您插入文件的確切秒數。預設情況下，此功能為靜態設置，除非您選取清單下方「自動更新」旁邊的複選框。完成後，按一下“確定”即可。
如果您與其他國家/地區的人員合作，或使用系統預設語言以外的語言工作， 「插入日期和時間」視窗將提供一個下拉式選單，您可以在其中更改語言和日期格式選項。 Microsoft 會立即顯示您已新增至作業系統的語言，因此，如果您需要使用未列出的語言，則需要透過「設定」 > “時間與語言” （Windows）或「系統設定」 > 「一般」 > 「語言與區域」（macOS）新增該語言。
3. 在 Microsoft Word 中簽署文檔
以前，簽署透過電子郵件收到的文件需要先列印出來，簽名後再拍照。更糟的是，還要掃描。如今，Word 的「形狀」選項讓您可以繞過紙質簽名這一步驟。
前往「插入」選項卡，點選「形狀」 ，然後在「線條」下選擇波浪線。這樣您就可以使用遊標作為筆來繪製簽名，之後您可以將簽名移動到文件的任何位置，甚至可以隨時複製、剪下和貼上。當然，用滑鼠繪製簽名並非易事，也並非最舒適，但稍加練習就會熟練起來。
另一方面，如果您正在簽署一份重要文件，又無法忍受自己顫抖的簽名一直留在那裡，還有另一種選擇。如果您是 Office 365 訂閱使用者並且擁有一台 PC，則可以使用觸控板的「繪圖」功能進行簽署。
前往「繪圖」選項卡，然後啟用「使用觸控板繪圖」上方的切換開關。 Word 會在螢幕上顯示一個矩形區域——用手指在觸控板上繪製並填滿它。無需按壓或進行其他操作，只需滑動手指即可。使用兩根手指將該區域移動到螢幕上的其他位置（如果您需要勾選複選框，這將非常有用），並在完成後按任意鍵。之後，您的繪製內容將像物件一樣，您可以調整其大小，並在文件中複製、剪下和貼上。
4. 使用微軟的專注模式消除乾擾
有一件事，Word（或任何文字處理軟體）都無法幫你做到，那就是真正寫出你需要寫的東西。你可以從其他地方尋找靈感，但最終，你的文字必須出自你之手。這聽起來很簡單，但做起來卻不容易。
微軟的專注模式能幫你避免分心。這個功能會將文件設定為全螢幕模式，背景為黑色，讓你除了輸入文字之外什麼都做不了。預設視圖甚至不會顯示你習慣的主導覽列或包含所有選項的功能區。但它們仍然存在——只需將滑鼠指標移到螢幕頂部，選項就會下拉顯示。對了，整個模式都是單色的，所以你不會被任何漂亮的顏色分散注意力。
若要啟用專注模式，請前往「檢視」功能表並選擇「專注」 。您可以隨時按Esc鍵退出此功能。
5. 讓 Word 透過可讀性評分來評估您的寫作。
正如我們所說，Word 無法替你撰寫文章，但它可以成為一個有用的編輯器。這個程式可以評估你的寫作，並指出你需要改進的地方，從而使你的文字更適合你的目標受眾。
頁面上已有文字後，依序點選「工具」 、 「拼字和文法」 ，然後選擇「編輯器」 。螢幕右側會出現一個側邊欄，顯示您的寫作總分以及三個可以改進的方面：拼字、文法和簡潔性。點擊每個方面即可查看 Word 的建議。請記住，這只是一個程序，因此它的一些建議可能完全不符合您的理解。如果遇到這種情況，您可以選擇忽略它們。
側邊欄底部是神奇之處：點擊“文檔統計信息” ，幾秒鐘後您將看到一個窗口，其中包含有關文檔的詳細信息，例如單詞數、句子數以及平均每個單詞的字符數。
但真正有趣的部分在“可讀性”選項卡下。在這裡，Word 會根據弗萊士易讀性指數和弗萊士-金凱德閱讀等級指數顯示文本的得分。這兩個指數分別用於確定文件的易讀程度，以及讀者需要達到的閱讀水平才能完全輕鬆理解文件。
就閱讀易讀性而言，數值越高，文章越容易理解。一般來說，文章的閱讀易讀性最好在70到80之間，這意味著一般成年人應該能夠比較容易理解。而弗萊士-金凱德指數則以美國教育體系的年級為標準，可以幫助你評估文章是否適合目標受眾——例如，如果你要在學術會議上發言，那麼高分當然沒問題。
從頁面頂部到上一段，Word 顯示這篇文章的可讀性得分為 65 分，這並不理想，但這正是我們仍然需要手動編輯的原因。 （如果您好奇的話，我的編輯修改後，得分有所提高。）
6. 一鍵選出整個句子
說到編輯，在 Word 中寫作時，選擇文字是移動句子和刪除不合適內容的最佳方法之一。
你可能經常使用快捷鍵，例如Shift + 方向鍵逐個字元地選擇文本，或使用Shift + Option + 方向鍵（Mac）或Shift + Control + 方向鍵（Windows）逐個單字地選擇。如果你是個喜歡大刀闊斧編輯的人，你可能只會三擊段落來選中並刪除整個段落。但 Word 也提供了另一種選擇：點擊即可選擇單一句子。訣竅在於按住Command 鍵（Mac）或Control 鍵（Windows）的同時進行操作。
7. 在熱門編輯點之間跳轉
一個比較小眾但仍然實用的技巧是使用鍵盤快捷鍵在編輯頁面之間快速切換。按下Shift + F5 ，微軟會帶你回到上次編輯文字的位置。再次按下，則會跳到上一個編輯位置。
請注意，如果您的筆記型電腦或鍵盤將 F 鍵行用於其他功能（例如靜音或調整螢幕亮度），您可能需要新增功能鍵或Fn鍵。 在啟用該快捷鍵之前，這將告訴您的電腦您使用 F5 鍵只是為了設定 F5 功能，而不是為了調整鍵盤背光等其他功能。
如果你正在修改一份特別長的文檔，或者處於編輯的最後階段，而此時更改可能很少且彼此相距甚遠，那麼這將非常有用。
8. 尋找並取代不可見字符
如果您曾經遇到過格式複雜的文件難以編輯，或者想知道為什麼按下回車鍵無法獲得正確的間距，那麼您可能遇到了隱藏或不可見的字元。
你看，文件中的大多數元素都有對應的字符，甚至包括段落之間的空格。如果你需要查看具體字符，可以按Command + 8 （Mac）或Ctrl + Shift + 8 （Windows）讓 Microsoft 顯示出來。按下後，你會看到一系列以不同顏色顯示的新字元。其中一些最常見的字元包括單字之間的浮點數（表示單一空格）和向左的“P”（表示段落分隔符號）。
對於簡單的文檔，你可能不會使用這個快捷方式，但如果你使用在 Word 或網上找到的模板，當文件開始出現異常時，它可能會幫助你了解哪裡出了問題。
9. 用密碼保護你的文檔
並非所有你寫的東西都適合所有人閱讀，如果你想確保即使是最愛窺探的間諜也看不到你正在處理的內容，你可以用密碼保護 Word 文件。
根據您使用的 Word 版本，您可以點選「檔案」 、 「資訊」 ，然後點選「保護文件」來找到此選項。隨後的選單將顯示您可以執行的操作列表，例如限制編輯或僅允許特定人員存取檔案。但如果您想要更安全的方式，請選擇「使用密碼加密」並按照指示操作。
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在 2023 版 Word 中，您可以在「審閱」標籤下找到「保護文件」選項。下一個視窗將顯示您可以執行的多項操作，例如設定存取文件的密碼，或要求對特定操作（例如查看批註、編輯或追蹤變更）提供憑證。輸入您的密碼（請記住密碼或將其保存在安全的地方），然後按一下「確定」完成操作。
10. 將所有物件完美對齊
在文件中插入物件時，Word 提供了很大的自由度。您可以嵌入圖像、影片、GIF 和塗鴉，並隨意移動它們的位置。
但這種自由有時會讓你難以判斷添加到年度報告中的圖表是否真正對齊。你已經投入了太多時間，可不想讓一張圖毀了你的一天。
為了確保所有元素都位於正確的位置，請使用網格。在「版面配置」標籤下，按一下「對齊」 ，然後從下拉式功能表中選擇「檢視網格線」 。此選項會立即在頁面工作區疊加一個網格，您可以將其用作參考，以準確查看物件的放置位置或確保它們大小相同。在「對齊」功能表中，您也可以按一下「網格設定」來自訂選項，例如物件將對齊到頁面的哪個區域或網格的大小。完成後，按一下“確定”儲存設定。
