透過建立自己的快捷方式，在 Google 文件和表格中更快地工作

本文已更新。原文發表於2018年11月26日。

除了雲端存儲，Google 雲端硬碟還提供辦公室套件，包括文字編輯器 Docs 和電子表格程式 Sheets。雖然這些網頁應用程式專注於速度和簡潔性，但您可以使用腳本和巨集這兩種工具來擴展其功能。

腳本是用 JavaScript 編寫的，它們是簡單的插件，可以為應用程式添加額外功能。例如，Sheets 中的腳本可以讓你自動產生發票，而 Docs 中的腳本可以快速將檔案轉換為 PDF。

巨集是一種特殊的腳本：它包含一組操作，只需按下一個鍵或單擊滑鼠即可一次執行。例如，一個巨集集合可以讓你對一大段文字套用相同的格式，而另一個巨集集合可以自動複製電子表格中的多行，這樣你就無需手動逐行複製。一旦你了解了腳本和巨集的工作原理，就可以靈活運用它們來提高工作效率。

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開發者為各種谷歌應用程式編寫了插件，你可以在網路上找到它們。有些外掛包含完整的安裝說明，而有些則需要你將幾行程式碼複製並貼上到腳本編輯器中。下面，我們收集了一些可能對你有用的插件。

• 郵件合併功能可以將 Google 試算表中的資訊自動填入 Gmail 草稿。 Google 會引導您完成操作，但熟悉流程後，您可以根據需要編輯原始程式碼。例如，如果您想要將資訊傳送給多人或多個群組，可以新增密送 (BCC) 或副本 (CC) 參數。
• 網站監控工具會記錄指定網址的正常運作時間和宕機時間，方便您追蹤網站載入速度，並在網站當機時立即收到通知。該腳本已嵌入 Google 試算表中，您只需調整參數（例如要監控的網址）並執行即可。
• SheetGo 的發票產生器可以將 Google 試算表中的行轉換為發票。您只需在表格儲存格中填寫公司名稱、地址和付款金額等數據，腳本就會將這些資訊放入標準的 PDF 範本中。如果您查看程式碼，您會發現它並不難理解——像「client_name」這樣的變數很容易理解——這意味著您可以根據自己的發票需求調整程式碼。

匯入腳本後，您可以在 Apps Script Web 入口網站中對它們進行測試。點擊腳本旁的資訊圖示（圓圈中的「i」），即可查看其使用頻率。如果要變更使用頻率，請點選腳本本身。在修改現有腳本之前，請務必先進行備份。方法是：點擊檔案選項（檔案名稱旁邊的三個點），然後點擊「建立副本」 。

如果你編輯的腳本夠多，你可能會想嘗試從頭開始寫一些腳本。雖然你很快就能掌握基礎知識，但真正將其轉化為有用的腳本可能需要一些時間。我們建議你參考這篇 Zapier 部落格文章，它介紹了一些概念，並指導初學者完成從零開始創建腳本的過程。

透過錄製巨集來創建自己的快捷方式

您可以將巨集視為腳本的擴充功能：當您錄製操作以建立巨集時，Google 表格實際上會產生腳本來執行您示範的任務。該腳本會產生一個迷你應用程序，為您執行重複且耗時的操作。

巨集功能於 2018 年引進 Google Sheets，但目前尚未應用於 Google Docs 和 Google Slides。然而，巨集功能早已是 Microsoft Office 套件的一部分，包括文字編輯器 Word 和電子表格程式 Excel。在這些應用程式中，巨集可以幫助您更改格式、輸入資料以及執行任何需要重複執行的操作。

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若要在 Google 表格中使用巨集，請在瀏覽器中開啟一個電子表格，然後點選「擴充功能」、 「巨集」 ，最後點選「錄製巨集」 。此時會彈出一個新的巨集錄製窗口，並立即開始錄製。現在，您可以像平常操作一樣，按照步驟完成任務。最後，點擊「儲存」以儲存宏，或點擊「取消」放棄宏。

在巨集錄製過程中，您會注意到螢幕上有兩個選項：使用絕對引用和使用相對引用（彈出視窗右側的向下箭頭可以顯示或隱藏這些選項）。

如果選擇前者，巨集每次都會從電子表格中的相同位置執行；如果選擇後者，巨集則會從目前選取的儲存格執行。例如，假設您希望每次執行巨集時都將電子表格的第一行變成粉紅色。在這種情況下，您應該使用絕對引用，因為您始終希望改變顏色的是第一行。但是，如果您希望將目前選取儲存格左側的儲存格變成粉紅色，則需要使用相對參考。

儲存巨集後，您需要為其命名。您也可以為其指派鍵盤快速鍵。此外，您可以從「擴充功能」> “巨集”子選單中執行任何巨集。您也可以點選「管理巨集」來變更已儲存腳本的名稱或鍵盤快速鍵。點擊「管理巨集」後，您還可以點擊巨集右側的三個點來刪除它或在 Apps Script 編輯器中查看它。如果您正在學習一些程式設計基礎知識，查看巨集的程式碼將有助於您了解哪些命令執行哪些操作。