讓我們一起面對現實：電子表格可能很嚇人。當然，添加邊框和為單元格塗上不同顏色很容易，也許你甚至知道如何使用像 SUM 和 AVG 這樣的基本函數。真了不起。
但現實是，你必須真正了解自己在做什麼，才能充分發揮微軟Excel或Google表格等平台的強大功能。這條路很長，而且需要不斷升級，這意味著你必須隨時注意新的工具和功能。
不過，萬事開頭難，所以無論你喜歡微軟的套件還是谷歌的協作功能，這裡都有三個適合初學者的基本電子表格技巧。
我應該使用Excel還是Google Sheets？
如果你沉迷於TikTok，你可能看過Excel小姐（本名Kat Norton）對著Excel表格跳舞，一邊教導使用者如何凍結表格列，一邊伴著Vanilla Ice的《Ice Ice Baby》翩翩起舞。即使你從未關注過TikTok，也應該知道她的表格技能非常高超。
諾頓在談到如何教導觀眾充分利用電子表格時說：“我看到的最大問題之一就是人們感到不知所措。所以我努力向大家解釋，Excel 只是一個可以幫助你的工具。”
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如果你是新手，而且無法使用微軟Office，那麼Google表格完全可以取代它。兩者平台類似，諾頓表示，選擇主要取決於個人偏好和可用性。但如果你需要處理大量數據，那麼Excel的偏好也就不難理解了：“Excel在數據分析方面要強大得多。”
如何使用 VLOOKUP 函數
Norton 指出，VLOOKUP 是電子表格程式中最常用、最有用的函數之一。它能幫助你透過引用在列中尋找內容－可以把它想像成功能更強大的查找快捷鍵（Ctrl/Cmd + F）。例如，如果你的工作表包含姓名、電話號碼、地址、郵遞區號、城市和電子郵件等訊息，你可以使用 VLOOKUP 函數，透過姓名作為引用快速找到關於某個人的特定資訊。
若要使用此功能，請在要顯示結果的儲存格中輸入=VLOOKUP函數。它看起來像這樣：
=VLOOKUP(搜尋鍵, 範圍, 索引, [is_sorted])
在 Excel 和 Google Sheets 中，您都會看到平台取得結果所需的參數或論證。在本例中，共有四個參數：
搜尋鍵
這是您的引用。您可以使用儲存格的值（儲存格中的數字）、儲存格內的文字字串（在函數中始終需要將其放在引號內）或儲存格編號（引用所在列的字母加上行號）。在本例中，引用是您要尋找資訊的人員姓名—「簡‧史密斯」。
範圍
這是 VLOOKUP 函數將要搜尋的儲存格區域。它必須包含搜尋鍵所在的列（即名稱列）以及可能包含結果的任何列。您可以透過滑鼠或觸控板勾選這些欄位來新增此參數，或用冒號分隔所選區域的左上角儲存格和右下角儲存格的編號。例如，如果您的範圍包含前三列的前 20 行，則範圍為 A1:C20。
指數
這是結果所在的列號。在 Excel 和 Google Sheets 中，列是用字母標識的，但在這裡，字母會被轉換成數字，其中 A 為 1，B 為 2，依此類推。
（可選）已排序
這是最簡單的參數，只有兩個選項：TRUE 或 FALSE。在 Google Sheets 中，FALSE 是預設值，這表示平台會搜尋與您輸入的 search_key 完全匹配的結果。如果您選擇 TRUE，平台也會提供類似 search_key 的結果。當您有一個通訊錄，其中每個人可能有多個條目，並且其中一些條目的拼寫可能不同，例如“Jayne Smith”或“Jane Smit”時，此功能非常有用。
- 提示：括號內的所有參數均為可選參數。這意味著您可以將這些欄位留空，函數仍然會傳回結果。
- 注意：此工具的一個主要限制是，您無法在搜尋鍵左側找到任何內容。這意味著，如果您的搜尋鍵位於 D 列（或第 4 列），則索引不能為 2 或 3。
填寫完所有參數後，關閉括號並按下回車鍵即可獲得結果。瞧！您剛剛使用了 =VLOOKUP 函數。
如何複製和貼上選定的列
如果你的電子表格很大，列數很多，你可能只想選擇其中一部分，然後貼到另一個工作表中，以便更易於閱讀。你可以選擇比較慢的方法：選擇並複製每一列，然後在新的工作表中貼上複製的數據，重複此過程幾次，直到你獲得所需的所有資訊。當然，你也可以選擇更快捷的方法。
首先隱藏您不想貼上的列。在 Google 試算表中，您可以右鍵點選每一列，然後選擇「隱藏列」 。在 Excel 中，您可以執行相同的操作，或按住 Control 鍵（PC）或 Command 鍵（Mac）並按一下要隱藏的列，然後按快速鍵Ctrl + 0 。
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之後，您就可以看到想要貼上的資料了。複製操作的結果取決於您使用的平台。在 Google 試算表中，您可以將表格複製並貼上到新的電子表格中，資料會原樣傳輸——包括隱藏的列，但隱藏的列仍然會被隱藏。但在 Excel 中，您會發現程式會複製並顯示隱藏的列——因為即使您看不到它們，它們仍然存在。
為避免這種情況，請勾選表格，導覽至 Excel 的「開始」功能表，選擇「尋找和選擇」 ，然後選擇「定位條件」 。在彈出的視窗中，選取「僅顯示可見儲存格」旁邊的圓圈，然後按一下「確定」。現在，您可以複製表格（不包括隱藏列），並將其貼上到任何所需位置。
如何將短語拆分成單字單元格
如果你曾經整理過聯絡人表格，你可能會對姓名感到頭痛。將名字和姓氏放在不同的列中，可以更方便地按字母順序排列聯絡人。但是，如果你要處理的文件裡已經有很多儲存格記錄了聯絡人的全名，你可能覺得複製貼上是唯一的方法。其實不然。
在 Excel 中，在包含全名的欄位右側插入一列－這列將用於存放姓氏。然後，選取全名列，在「資料」選單中，按一下「分列」 。在彈出的視窗中，選擇“分隔符號” ，然後按一下“下一步” 。選擇要分隔的字元：空格、逗號或分號。只需選中所需字元旁的複選框即可。如果要使用的字元未列出，請選擇「其他」旁邊的圓圈，然後複製旁邊欄位中的字元。按一下「完成」 ，即可擁有整齊有序的聯絡人清單。
使用 Google 試算表就更簡單了。選取要拆分文字的列，然後點選「資料」 ，選擇「拆分文字到列」 。此時會彈出一個小窗口，詢問平台應該使用什麼作為分隔符號——您可以選擇「自動偵測」來利用 Google 的運算能力，或者像在 Excel 中一樣，從選單中選擇分隔符號或輸入自訂分隔符號。選擇後，電子表格會自動適應新的列，文字將被拆分到不同的列中。
