本文已更新。原文發表於2017年6月2日。
當你坐在電腦前時，你可能不想把時間花在備份檔案和資料上。它或許不如看 Netflix 或刷 Facebook 那麼有趣，但它可能是你在桌上型電腦或筆記型電腦上最重要的工作。
建立完善的備份方案不僅能避免誤刪檔案的痛苦，還能在電腦感染病毒、資訊被駭客竊取，甚至孩子不小心把水灑到MacBook上時，為你提供一道安全屏障。發生這類意外後，備份可能是你恢復檔案的唯一途徑，因此你不應拖延，應該盡快建立一套備份系統。如今，各種易於使用的工具層出不窮，你完全沒有理由只保留一份資料副本。
自從數位資料誕生以來，用戶就一直擔心資訊安全。最簡單的備份就是所有文件的額外副本。理想情況下，您應該保留原始文件和兩份副本。這樣，即使其中一份檔案遺失，您仍然可以呼叫另一份副本和一份備份。
這看起來是不是有點過頭了？想想如果家裡被竊會怎麼樣：如果竊賊偷走了你的筆記型電腦和備份硬碟，你就真的需要第三套檔案了。
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多年來，各種各樣的備份解決方案層出不窮，整個過程也比以往簡單得多。自動化工具可以自動識別需要傳輸的檔案以及傳輸頻率，無需使用者手動追蹤。此外，網路速度的提升也使得雲端備份更加可行，減少了我們對外接硬碟或刻錄大量DVD光碟的依賴。
Windows 和 macOS 內建的選項
就連作業系統廠商也意識到資料備份的重要性。事實上，最新版本的 Windows 和 macOS 都內建了可以將資訊備份到外部硬碟的程式。
在 Windows 電腦上，您可以使用「檔案記錄」功能。要找到它，請開啟“設定”，選擇“更新與安全性” ，然後按一下“備份” 。指定用於儲存備份的外部磁碟機後，您可以選擇要包含的資料夾並配置備份過程的其他方面。
macOS 系統可以使用 Time Machine，它位於「系統偏好設定」中。您只需提供一個外部硬碟——該應用程式會根據需要自動建立每小時、每天和每週的備份。備份過程也相當快捷，因為每次備份只會傳輸您修改或新增的檔案。預設情況下，Time Machine 備份會保存您恢復系統所需的一切，包括應用程式、檔案和設定。
文件歷史記錄和時間機器都使用外部驅動器或網路驅動器。近年來，微軟和蘋果也開始採用基於雲端的備份。微軟的內建解決方案名為 OneDrive，在新電腦上安裝 Windows 10 時，它會出現一個非常顯眼的位置。基本上，儲存到 OneDrive 資料夾的所有內容都會自動備份到雲端，以及任何其他安裝了 OneDrive 的電腦。您可以免費獲得 5GB 的空間，升級方案起價為每月 1.99 美元，可獲得 100GB 的空間。
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蘋果的雲端服務 iCloud 的工作原理類似，但運作方式更加隱密。許多應用程式都在背景默默地使用它，因此您的資料會自動保存，無需任何手動配置。若要設定 iCloud，請在 macOS 的「系統偏好設定」中登入您的 Apple ID。您可以點選 iCloud 雲端碟旁的「選項」按鈕，設定哪些資料夾要同步到雲端。與微軟一樣，蘋果也提供 5GB 的免費空間，升級到 50GB 的價格從每月 0.99 美元起。
第三方選項
如果出於某種原因，您不想使用電腦作業系統自備的工具，您仍然有很多備份選擇。當然，您可以手動將最重要的檔案複製到外部硬碟，只要您記得定期執行此操作即可。但正如我們上面提到的，您確實需要為所有想要完全避免損壞的檔案建立三個備份。
早在 OneDrive 和 iCloud 出現之前，Dropbox 就已經開始提供雲端同步服務，並且至今仍是一款高品質的解決方案，可在各種作業系統上運作。對於同時使用 Windows、macOS、Android 和 iOS 等多種系統的使用者來說，Dropbox 都是一個不錯的選擇，而且使用起來非常簡單。與 OneDrive 類似，Dropbox 會在您的主磁碟上建立一個專屬資料夾，其中保存的所有內容都會上傳到網路並同步到您的其他電腦。不過，Dropbox 的空間非常有限：免費空間只有 2GB，而個人用戶的唯一付費選項是每月 9.99 美元，可獲得 2TB 的空間。
Google Drive 的工作原理與 Dropbox 類似，都提供桌面用戶端，可以將電腦上的各種文件同步到雲端——但它還內建了線上辦公室套件，使用起來更加便捷。雖然 Google 的這項服務不如 Dropbox 那樣流暢精緻，但它顯然能與其他 Google 產品（例如 Gmail）完美相容。 Google 透過 Google One 為用戶提供 15GB 的免費雲端儲存空間（可分配到其所有服務），用戶也可以每月支付 1.99 美元起升級到 100GB 的空間。
您還可以找到一些免費的基礎桌面備份程序，例如 Windows 系統的 EaseUS ToDo Backup Free 和 macOS 系統的 SuperDuper。許多外接硬碟也自備備份軟體。結合 Windows 和 macOS 內建的工具，您可以靈活組合使用這些軟體，免費更新所有備份。但是，如果您不打算付費使用雲端存儲，則需要確保至少有一個備份文件異地保存，遠離您的主電腦。這樣，火災、洪水或竊盜等意外事件就不會一次導致所有備份遺失。
現在，您應該對備份方案有了大致的了解。哪種方案最適合您，取決於您要備份的檔案數量、您使用的平台、您的預算以及您已經熟悉的軟體。無論您選擇哪種方法，都不要再拖延資料備份了。
