自從有了Gmail信箱，我就一直把它當成待辦事項清單來用，以前那些說這是個餿主意的人，我都嗤之以鼻。但每天處理一兩封郵件還算輕鬆，可隨著我事業的發展，郵件越來越多，需要處理的事情也越來越多，漸漸地，我就覺得力不從心了。就該放棄嗎？當然不是。肯定有解決辦法。
還有一項功能：Google Tasks。雖然這項工具早在 2008 年就已推出，但卻很容易被忽略。即使你在瀏覽器中點擊 Gmail 收件匣頂部的 Google 應用程式圖示（一個三乘三的網格），它也不會出現。儘管如此，Tasks 已經迅速成為我管理《大眾科學》DIY 版塊時不可或缺的工具。
如何將電子郵件遷移到 Google Tasks
我的收件匣待辦事項清單最大的問題之一就是，我幾乎記不住每封郵件對我來說意味著什麼。即使我用不同顏色的星號標記了它們，也無濟於事——我仍然需要逐條查看清單，主動提醒自己每個星號代表什麼，以及每條郵件需要採取什麼具體行動。現在，我只需單擊或輕按一下，就能將重要的郵件線程發送到 Tasks。
在瀏覽器中選擇或開啟任何一封郵件，您會在螢幕頂部看到「新增至任務」圖標，它位於刪除郵件或標記為未讀郵件的選項旁邊。這個圖示看起來像一個圓圈，裡面有一個勾號和一個小小的加號。點擊它，您的郵件線程（或多個線程）就會移動到螢幕右側的任務清單。我喜歡在工作時保持這個列表打開，但如果您關閉了它，只需點擊右側的“任務”按鈕（一個帶有黃白相間勾號的藍色圓圈）。
在 Gmail 應用程式中，點擊螢幕右上角的三個點，即可找到「新增至任務」選項。此外，您還需要使用 Android 系統自備的「任務」應用程式（iOS 用戶可免費下載），才能在手機上使用此功能。
如何編輯 Google 任務
不過，還沒完呢。除非你喜歡任務名稱和郵件主題重複，否則你應該點擊任務本身，把它重新命名成一個容易記住的名字。舉個例子，我肯定記不住當初為什麼要把任務命名為「回覆：轉發：回覆： PopSci DIY 六月提案 & 項目 1 和 2 的五月發票和收據」。不，它應該被保存為“評估 Andy 的提案”。
在瀏覽器或應用程式中選擇任務後，您也可以使用其他編輯選項。您可以選擇截止日期和時間，也可以決定是否設定為週期性任務，例如按天、週、月或年重複執行。不過，您無法建立不定期任務，因此如果您有每週一和週五重複執行的任務（例如員工會議），則需要建立多個單獨的任務。要添加更多信息，請更改“詳細信息”字段以添加備註。
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無論您做什麼操作，該任務都會透過一個包含主題行和信封圖示的橢圓形按鈕與原始郵件執行緒保持關聯。點擊此按鈕，相關郵件將在您的收件匣中開啟。
不過，我得提醒一句：我建議只在那些你全權負責後續跟進的郵件中使用任務功能。如果你有很多任務，並且給自己設定了「如果傑西沒有回复，就跟進」的提醒，那麼在接下來的一周裡，郵件線程本身並不會顯示你具體是什麼時候把任務關聯到哪個郵件的。如果傑西回覆了，而你又沒有及時跟進，你可能會搞混，最終發送一封不必要的跟進郵件。
如何整理你的 Google 任務列表
除非您自訂了任務，否則無論您是直接從電子郵件新增任務、點擊任務清單中的「新增任務」按鈕，還是點擊任務應用程式中的加號按鈕，每個新新增的任務都會出現在清單頂部。 Google將此組織方式稱為「我的順序」 ，它允許您透過選取任務、點擊任務左側的六個點，然後拖曳任務到所需位置來移動任務。在應用程式中，您可以長按任務並拖曳。如果您喜歡按重要性對任務進行排序，這種方法會非常實用。
另一種方法是點擊主選單按鈕（瀏覽器中「新增任務」旁邊的三個垂直點，或任務移動應用右下角的三個橫點），然後在「排序方式」下選擇「日期」。當你為任務分配日期或時間後，截止日期最近的任務將顯示在清單頂部，而沒有日期的任務（包括新任務）則會顯示在清單底部。
您也可以透過點擊三個垂直點，然後在瀏覽器中選擇任務旁邊的「新增子任務」來建立子任務。在行動應用程式中，開啟一個任務，然後點選「新增子任務」 。該應用程式還允許您按住並拖曳項目，然後縮排以建立子任務。如果電子郵件執行緒需要您執行多個操作，此功能非常有用，但根據我的經驗，在應用程式中使用效果更好。
如果您有很多任務，可以透過建立多個清單來進一步整理它們。只需點擊瀏覽器中「任務」側邊欄頂部的下拉式選單，或點擊套用左下角的三條橫線，然後點擊「建立新清單」 。您可以透過前往主選單並選擇“重新命名清單”來重新命名任何清單。例如，您可以使用此功能來區分需要在家中或工作場所完成的任務列表，或與不同項目相關的任務清單。
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當你處理待辦事項時，點擊每項任務左側的圓圈即可將其標記為已完成。已完成的任務會顯示在清單底部的已完成任務清單中。你可以點擊「已完成」查看這些任務，或點擊勾選標記將其標記為未完成，然後將其放回清單中。若要清除所有已完成的任務，請前往主選單並選擇「刪除所有已完成的任務」 。
Google Tasks 進階技巧
隨著您對任務功能的逐漸熟悉，您可能會想要深入了解它。鍵盤快捷鍵是提高待辦事項效率的一種方法。 Google 在瀏覽器的主選單按鈕下提供了快捷鍵列表，但您也可以透過在 Windows 系統上按Ctrl + /或在 Mac 系統上按Cmd + / 來更快地存取它。
不過，我在這裡列出一些不錯的待辦事項清單：
- 標記任務完成或未完成：空格
- 進入編輯模式：進入
- 退出編輯模式： Esc
- 刪除任務：退格鍵
如果你的清單在 Gmail 中難以管理，你也可以使用 TasksBoard。 TasksBoard 是一款適用於 Google Tasks 的桌面應用程序，它允許你在一張大看板上管理所有列表，並與他人共享，還可以將其導出到 Google Sheets（以及其他功能）。
還有一款名為“Full Screen for Google Tasks”的GoogleChrome瀏覽器擴充程序，它像桌面應用程式一樣在新瀏覽器標籤頁或視窗中運行。但如果你跟我一樣，或許會喜歡Gmail收件匣中簡潔的任務側邊欄——至少目前是這樣。
