是時候整理你的聯絡人清單了。

本文已更新。原文發表於2018年4月26日。

每次你發送電子郵件、短信，甚至在谷歌地圖上查找朋友的地址時，你都依賴你的電子聯絡人列表。但僅僅因為你經常使用它，並不代表你會好好對待它。我們中的許多人都會讓舊號碼、不必要的重複聯絡人和未標記的陌生地址堆積在我們常用的聯絡人應用程式中。這使得我們在需要時更難找到所需的資訊。

幸運的是，儲存聯絡人清單的應用程式——我們主要介紹 Google、Apple 和 Microsoft 的應用程式——可以幫助您清理重複聯絡人、刪除資訊缺失或過時的聯絡人，並在應用程式和裝置之間同步這些變更。一般來說，為了避免聯絡人分散在太多帳戶中，我們建議您根據自己最常用的應用程式和設備，選擇其中一個服務作為您的主要聯絡人清單（例如，iPhone 重度用戶應選擇 Apple，Android 用戶應選擇 Google，以此類推）。選擇平台後，請使用我們即將介紹的原生工具來整理您的聯絡人。然後，請閱讀本指南的最後一部分，確保整理後的聯絡人能夠出現在您使用的所有平台上。

如何整理你的蘋果聯絡人列表

擁有 iOS 手機和 macOS 電腦的用戶都應該使用蘋果自備的「通訊錄」應用，它可以將你的通訊錄資訊在兩個平台之間同步。當你使用其他類型的裝置時，仍然可以透過造訪 iCloud 網站，使用網頁瀏覽器來存取你的通訊錄。如果你需要更進階的通訊錄整理功能，很遺憾，這款應用程式並沒有提供。不過，它確實提供了一些基本的通訊錄管理工具。

在 iPhone 上，您可以勾選聯絡人並選擇「編輯」來編輯該聯絡人。下一個畫面可讓您更改聯絡人的訊息，或輕按「刪除聯絡人」來徹底刪除該聯絡人。若要調整此資訊的排序和顯示方式，請前往 iOS 設定應用程式並從清單中選擇「通訊錄」 。例如，您可以輕按「簡稱」 ，然後開啟「首選暱稱」開關，使 iOS 顯示暱稱而不是正式名稱。

macOS 版本也提供類似的功能，但它包含一個巧妙的分組功能，可以更輕鬆地組織聯絡人。開啟「通訊錄」 ，選擇「檔案」>「新智慧分組」 。然後選擇您的分組條件——例如，您可以將來自同一城市的聯絡人分組，或者使用「備註」欄位將帶有「讀書俱樂部」等標籤的聯絡人集中在一起。若要一次向智慧分組中的所有人發送電子郵件，請查看左側導覽功能表找到該分組項目，然後右鍵單擊它。與 iOS 不同，macOS 可以幫助您找到重複的聯絡人。選擇「名片」>「尋找重複」即可在聯絡人清單中搜尋重疊的條目。如果找到任何重複項，應用程式會詢問您是否要合併它們。您也可以手動操作：按一下聯絡人，按住Cmd 鍵並按一下另一個聯絡人，然後選擇「名片」>「合併所選名片」 。

由於 macOS 版本功能更豐富，我們建議您在電腦上管理聯絡人，而不是在手機上，然後將這些變更同步到 iOS 應用程式。如果您更傾向於功能全面的 iPhone 方案，一些第三方應用程式也提供了更進階的刪除重複聯絡人的工具。我們推薦 Simpler，它提供免費試用，但解鎖大部分功能（例如聯絡人備份）需要每年支付 10 美元。這款應用程式可以一鍵合併重複條目、刪除部分聯絡人（例如缺少電話號碼的聯絡人）、將聯絡人分組等等。我們也推薦 Delete Contacts+，它可以讓您快速大量刪除聯絡人、備份聯絡人並識別資訊缺失的聯絡人卡片。同樣，您可以享受免費試用，但要使用聯絡人合併功能，您需要支付 4 美元的一次性費用。

如何管理您的 Google 聯絡人列表

如果您選擇將聯絡人儲存在 Google 中，您可以透過線上或透過官方 Android 應用程式存取它們。

在 Google 聯絡人的眾多功能中，「合併與修復」可能是最實用的。要使用它，請訪問網頁版介面，點擊左側邊欄中的“合併與修復” ，然後選擇一些建議。第一個也是最實用的功能是勾選重複聯絡人，以便合併。您可以逐一操作，也可以點選「全部合併」一次完成所有操作。 如果您發現需要合併的兩個或多個條目，但 Google 尚未識別，您可以手動將它們合併為一個條目。前往主聯絡人清單（點擊側邊欄中的「聯絡人」），將滑鼠懸停在條目上，勾選出現的複選框，然後點擊頂部導覽列中的合併按鈕（圖示為向上傾斜的箭頭）。 「合併並修復」功能也會建議其他更改，例如將您經常聯繫的人添加到清單中，或為現有條目添加更多資訊。

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安卓應用程式在管理聯絡人方面幾乎同樣出色。點擊左上角的選單按鈕（三條橫線），然後選擇「合併和修復」即可存取我們上面提到的所有設定。遺憾的是，您無法在行動裝置上手動處理重複聯絡人，但您可以自訂聯絡人的排序方式。此外，安卓應用程式還能讓您更有效率地整理聯絡人。點擊您的頭像，進入「聯絡人」應用程式設定－在「顯示和編輯聯絡人」下，您可以按名字或姓氏對聯絡人進行排序，或顯示或隱藏姓名縮寫。您也可以根據您為聯絡人指派的標籤進行排序。為此，請點擊搜尋列上的三個點，進入「自訂檢視」 ，然後選擇「自訂」 。在這裡，您可以將特定的聯絡人群組置於清單頂部，以便快速存取。

Gmail 與 Google 的聯絡人管理功能緊密整合。您發送過郵件但尚未新增至聯絡人的人會出現在網頁版 Gmail 的「其他聯絡人」標題下。為了避免這些地址堆積，您可以變更此預設設定。造訪 Gmail 網站，點擊右側的齒輪圖標，然後點擊「設定」。在「一般」標籤頁下，向下捲動至「建立聯絡人以自動完成」 ，然後選擇「我將自行新增聯絡人」 。如果您需要更多協助，可以尋找用於管理 Google 聯絡人的第三方應用程式。在 Android 系統上，Cleaner（前面提到的 iOS 版 Simpler 的 Android 版本）可以簡化合併聯絡人和尋找重複項的過程，也提供聯絡人備份功能。與 Simpler 不同，Cleaner 對 Android 用戶完全免費。我們也推薦 Contacts Optimizer，它可以刪除重複條目、尋找資訊缺失的條目等等。您可以免費試用，但某些高級功能（例如合併多個聯絡人）需要支付 2 美元。

如何整理您的 Microsoft 聯絡人列表

與蘋果和谷歌不同，微軟沒有流行的行動作業系統，因此您對微軟聯絡人所做的更改不會影響您的手機。但是，聯絡人會在 Windows 和 Outlook 之間同步，無論您是使用 Outlook 網頁版還是電腦版。與蘋果類似，微軟提供的自動清理選項不多，但其基本的編輯介面易於操作。

首先打開「聯絡人」介面。在 Outlook.com 中，您可以從頁面左側的主選單中選擇它（圖示看起來像兩個人）。對於任何現有聯絡人，點擊「編輯聯絡人」按鈕即可存取每張卡片的所有欄位。若要新增或刪除聯絡人，請使用頂部工具列中清楚標註的「新聯絡人」和「刪除」選項。適用於 Windows 和 macOS 的 Outlook 應用程式也提供了類似的選項。右鍵點選並選擇「編輯聯絡人」即可變更單一卡片，或使用位於頂部功能區選單中的「新聯絡人」 、 「新聯絡人群組」和「刪除」按鈕來整理您的聯絡人清單。

至於自動清理選項，微軟可以偵測潛在的重複聯絡人並進行合併，但遺憾的是，這個過程相當繁瑣。我們無法在此贅述，但微軟官方指南應該能幫助您。透過該應用，您無法使用自動工具合併或刪除重複聯絡人，因此必須手動操作。首先，從主清單中選擇要合併的聯絡人。然後，點擊螢幕上顯示的聯絡人下方的選單按鈕（三個水平點），並選擇「關聯聯絡人」 。

此外，Windows 10 內建了一個「人脈」應用，雖然您無法直接啟動它（截至 2021 年 1 月 29 日），但可以透過郵件、日曆和其他應用程式中的「人脈」圖示存取。它其實就是另一個可以編輯 Microsoft 聯絡人清單的地方。選擇任意聯絡人，然後點擊「編輯」進行更改，或點擊「尋找要合併的聯絡人」將該聯絡人與清單中的任何其他聯絡人合併。

這項功能最棒的地方在於它能幫你整理聯絡人介面。點擊「聯絡人」圖示後，點擊視窗頂部的三個點，然後選擇「設定」 。在這裡，你可以選擇按名字或姓氏對聯絡人進行排序，並隱藏那些讓介面顯得雜亂的聯絡人。若要變更螢幕上顯示的聯絡人，請選擇「篩選聯絡人清單」 。這不會編輯你的聯絡人，但可以隱藏一些聯絡人，例如沒有填寫電話號碼的聯絡人，或微軟從 Skype 匯入的聯絡人。實際上，Windows 會自動新增你最近聊天或寄過郵件的新聯絡人，這可能會導致你的聯絡人清單中出現過多條目。若要停用此設置，請關閉「自動新增最近聯絡過的聯絡人」開關。

例如，蘋果可讓您在通訊錄應用程式中顯示您的 Google 和 Microsoft 帳戶。在 iOS 系統中，依序前往「設定」>「通訊錄」>「帳戶」>「新增帳戶」 ，然後點選Google或其他選項。在 macOS 系統中，開啟「通訊錄」應用，在主導覽列中依序選擇「通訊錄」、「新增帳戶」 ，然後選擇一項服務，包括 Google、Microsoft、Yahoo 和 AOL。這樣，您就可以直接從蘋果設備存取和編輯您在其他服務中的聯絡人，並將變更同步到原始帳戶。但是，這不會將這些聯絡人與您的蘋果帳戶合併，因此您可能會遇到無法合併的重複聯絡人。此外，如果您嘗試透過 iCloud 網站存取您的聯絡人，則只會顯示蘋果聯絡人。

透過微軟，Windows 10 的「人脈」應用程式也支援多帳戶。您可以從「郵件」、「日曆」或其他應用程式開啟「人脈」應用程式（兩個頭像），然後點擊視窗頂部的三個點，再點擊「設定」 。接下來，點擊「新增帳戶」 ，然後選擇其中一個選項。與 Apple 類似，新匯入的聯絡人會與您現有的聯絡人一起顯示，但不會新增到您的官方 Microsoft 聯絡人清單中。

另一方面，Google 不允許您管理和同步 Apple 或 Microsoft 聯絡人。不過，您可以匯入這些聯絡人，將其轉換為 Google 聯絡人——但之後所做的任何更改都不會同步到原始帳戶。例如，要將 Apple 聯絡人新增至您的 Google 帳戶，請造訪 iCloud 聯絡人網站，點擊左下角的齒輪圖標，然後點擊「全選」 。再次點擊齒輪圖標，然後點擊「匯出 vCard」 。這將建立一個 Google 可以匯入的檔案。在 Google 聯絡人應用程式或網站中，前往主側邊欄的「匯入」 ，選擇「選擇檔案」 ，然後從本機資料夾中選擇 vCard 檔案。匯入大量聯絡人後，我們建議您尋找並合併重複項，以防您在多個帳戶中擁有相同聯絡人的資訊。

說到多帳號，手機裡顯示這麼多聯絡人的原因之一是，某些平台會自動顯示來自 WhatsApp 和 Twitter 等第三方應用程式的聯絡人。如果您想減少手機通訊錄裡的聯絡人數量，可以隱藏來自其他應用程式的聯絡人。在 iOS 系統中，依序進入「設定」>「隱私權」>「通訊錄」 。在 Android 版 Google 通訊錄應用程式中，點選您的頭像，然後點選「通訊錄」應用程式設置，再選擇「設定」>「帳號」 。

沒有辦法立即整理所有應用程式和裝置上的聯絡人——你需要投入一些時間和精力。不過，了解這些聯絡人平台的運作方式，能讓你在清理聯絡人清單時更加順暢。