如果我們告訴你，你可以用極短的時間完成最繁瑣的工作，你會相信嗎？如果你回答說“我的老闆肯定會讓我去做其他工作”，嗯，你說的很對。對此我們無能為力。但是，我們可以幫助你更有效率地發送電子郵件、資料輸入以及任何其他需要你整天輸入重複性、公式化文字的任務。怎麼做呢？使用文字擴展器。
這些幾乎隱形的自動化應用程式可以讓你快速插入文字片段、自動執行部分資料輸入操作，並顯著提高你的工作效率。它們或許每次只能節省幾秒鐘，但積少成多。你不僅能輕鬆處理電子表格，還能減少重複操作帶來的大腦疲勞，從而更輕鬆地完成每日待辦事項。
文字擴充器能做什麼
文字擴展器在眾多效率工具中佔據著獨特的地位，幾乎每個人都能從中受益，但它們的具體用途卻因人而異，因此很難準確解釋它們的作用。你需要花些時間才能弄清楚如何將它們融入你的工作流程，但一旦找到方法，它們就不可或缺了。有鑑於此，以下是一些文字擴展器如何幫助你工作的範例：
自動填寫定期發送的電子郵件片段
如果你把所有時間都花在發送電子郵件上，大多數文字擴充器的片段功能就能幫上忙。這些片段是可以綁定到幾個快捷鍵上的文字區塊。這樣，你就不必每次催促客戶付款時都重新輸入郵件內容，而是可以將第一封郵件的內容儲存為片段，然後快速插入到後續類似的郵件中。這種保存文字的方式比完整的郵件模板更模組化，你可以將重複發送的郵件拆分成多個部分，並根據需要添加不同的內容。
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根據你的郵件對象自訂你的電子郵件簽名
電子郵件簽名是一種既能向他人介紹自己，又不會讓郵件顯得冗長乏味的有效方式。但是，您可能希望客戶和同事看到不同的訊息，或者您可能更傾向於為同事而非朋友使用更專業的簽名。透過建立不同的簽名並為其分配不同的縮寫（例如「sig1」或「sig2」），您可以輕鬆自訂郵件內容，而無需增加大量額外工作。
即時計算截止日期和其他重要數據
有些文字擴充器包含智慧型巨集編輯功能，例如，它可以自動將特定資料新增至您的程式碼片段。假設您想發送一封電子郵件，告知某人付款將於兩週後到期。您可以打開日曆自行查找確切日期，也可以使用數學宏，在使用該程式碼片段時自動將 14 天新增至目前日期。這不僅可以節省您的輸入時間，還能每次都自動完成計算。計算機擅長數學！讓它們來做吧！
自動修正常見錯誤（常規自動糾錯功能無法辨識的錯誤）
你的電腦可能會注意到你拼字錯誤，但你也可能會在專有名詞或行業術語下方看到紅色波浪線。如果你想確保永遠不會不小心拼錯老闆的名字“Butte先生”，你可以把它添加到文字擴展器中，這樣如果你不小心輸入了其他內容，它就會自動糾正。雖然你可以使用電腦內建的自動糾錯功能，但文字擴充器在與他人協作時更好用，因為你可以：
與團隊中的其他成員分享你的程式碼片段
許多文字擴充器允許您與團隊中的其他人共享和同步您創建的快捷方式（儘管團隊功能通常是付費的），因此您不僅可以防止自己拼錯老闆的名字，還可以確保其他人也不會拼錯。
以上只是利用文字擴充器來提高工作效率的幾種方法，但和大多數效率應用一樣，最好還是根據自己的日常工作流程來判斷它們何時能派上用場。你比任何人都更了解自己的工作流程，所以如果你有一些重複性的工作需要花費大量時間精力，不妨試試能否把這些工作交給文字擴充器來完成。
我們最喜歡的文字擴展器
就市場上的選擇數量而言，文字擴展器可能僅次於待辦事項清單和電子郵件應用程式。如果某個文字擴充器不完全符合您的需求，很可能還有其他更適合您的選擇。我們將在此介紹一些最主流的選擇，但市面上還有更多其他選擇。
文字擴充器
TextExpander 是最早的經典文字編輯應用程式之一，至今仍是最容易使用的應用程式之一。它支援 Windows、macOS、Chrome（瀏覽器和作業系統版本）以及 iOS 系統，並可在所有這些平台之間同步文字片段。它還配備了大量團隊管理功能，包括與同事共享文字片段以及權限系統，方便管理哪些使用者可以編輯哪些文字片段。
TextExpander 還允許您建立填空式程式碼片段，它會彈出一個窗口，要求您填寫預設的變量，例如聯絡人姓名或價格資訊。如果您發送大量內容基本上相同的電子郵件，但仍需要更改一些訊息，那麼這項功能尤其方便。
這款應用程式是付費的，單一用戶每月起價 3.33 美元（按年計費），團隊用戶則為每位用戶每年 8.33 美元起。如果您想在付費前體驗一下，可以免費試用較低等級的兩種方案 30 天。
TextExpander適用於 Windows、macOS、Chrome 和 iOS 系統的個人用戶，每月起價為 3.33 美元。
短語快報
PhraseExpress 是 TextExpander 的優秀競爭對手，它提供了大量的巨集和腳本功能，讓你可以自動執行啟動應用程式或開啟網頁等基本任務。它甚至還配備了一個配套的巨集錄製器，可以錄製你重複執行的操作，並將其轉換為只需一個按鈕即可讓應用程式重複執行的操作。你可以在這裡查看 PhraseExpress 的完整功能清單。
PhraseExpress採用免費軟體模式，個人用戶完全免費使用。該公司要求，如果您將該應用程式用於任何商業用途，則需要購買終身許可證（起價約為47美元），但即使您不購買，該公司也不會阻止您使用該應用程式。只有當您使用某些付費功能時，該公司才會提醒您，而且即使如此，也只會在您使用該應用程式的前30天之後才會提醒。如果您想嘗試在工作流程中加入文字擴充器，但又不確定是否準備好付費使用，那麼這款應用程式是一個不錯的選擇。
PhraseExpress對 Windows、macOS 和 iOS 上的個人用戶免費。
文字
與清單中的其他應用程式一樣，aText 可讓您為文字區塊、自動糾錯和影像建立片段，並具備腳本功能，可產生日期或自動執行按鍵操作。與其他應用程式透過其伺服器同步資料不同，aText 可以透過您控制的儲存服務（例如 Dropbox、Google Drive 或 iCloud）同步資料。如果您希望更自主地建立文字擴展器，aText 的這種特性可能更具吸引力。
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這款工具在 Windows 系統下是免費的。完全免費。沒有免費軟體，也沒有試用期。如果你想在 Mac 系統上使用，則需要花費 5 美元。即使你選擇付費版本，aText 也是進入文字擴展領域的最經濟實惠的方式之一。雖然它支援的平台不多（僅支援 Windows 和 macOS），但如果你不需要管理團隊或編寫極其複雜的文字擴充腳本，那麼它是一個很好的入門選擇。
aText在 Windows 系統下免費，在 macOS 系統下售價 5 美元。
