ใบเสนอราคาจากโรงงานที่ดีควรตอบคำถามเดียวกันกับตัวเลือกอื่นๆ ที่อยู่ข้างๆ กัน ราคาที่ต่ำกว่าในหัวข้อราคาไม่ได้เป็นตัวตัดสินชี้ขาดเสมอไป หากสินค้า บรรจุภัณฑ์ หรือความรับผิดชอบในการจัดส่งแตกต่างกัน เริ่มต้นด้วยการเขียนรายละเอียดงานจัดซื้อ จากนั้นขอให้ผู้สมัครแต่ละรายตอบกลับตามรายละเอียดนั้น เป้าหมายคือการทำให้เห็นความแตกต่างก่อนที่จะเจรจาต่อรอง
กำหนดผลิตภัณฑ์อ้างอิงหนึ่งรายการ
ระบุรหัสอ้างอิงของผลิตภัณฑ์และแนบข้อมูลจำเพาะที่จำเป็น รวมถึงขนาด วัสดุ สี อุปกรณ์เสริม แรงดันไฟฟ้าปลายทาง (ถ้ามี) และงานออกแบบบรรจุภัณฑ์ (ถ้ามี) อธิบายกลุ่มลูกค้าเป้าหมายและการใช้งาน หากผู้จำหน่ายเสนอสินค้าทดแทน ให้ขอรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการแยกต่างหาก ภาพถ่ายเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะเป็นข้อมูลจำเพาะ เนื่องจากไม่สามารถระบุส่วนประกอบภายในหรือสิ่งของภายในกล่องได้
จัดทำเอกสารเปรียบเทียบราคาเสนอ
ใช้แถวเดียวต่อผู้จำหน่ายหนึ่งราย และใช้คอลัมน์เดียวกันตลอดทั้งแผ่นงาน เว้นช่องที่ยังไม่ได้ตอบให้ว่างไว้ แทนที่จะกรอกข้อสันนิษฐานลงไป ช่องต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริง:
- ระบุรุ่น การปรับปรุง และอุปกรณ์เสริมที่มาพร้อมเครื่องอย่างแม่นยำ
- จำนวนต่อแบบ และจำนวนขั้นต่ำสำหรับการสั่งซื้อทั้งหมด
- ราคาต่อหน่วย สกุลเงิน ระยะเวลาที่ราคามีผลบังคับใช้ และกำหนดการชำระเงิน
- ค่าใช้จ่ายสำหรับตัวอย่าง ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง และค่าใช้จ่ายสำหรับบรรจุภัณฑ์
- ระยะเวลานำร่องการผลิตและเหตุการณ์ที่เริ่มนับเวลาดังกล่าว
- ระยะเวลาการจัดส่ง สถานที่จัดส่ง และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
- ขนาดกล่อง น้ำหนักรวม และจำนวนชิ้นต่อกล่อง
- การจัดการตรวจสอบ ชิ้นส่วนอะไหล่ และแนวทางการจัดการข้อเรียกร้องที่เสนอ
ตรวจสอบรายละเอียดการส่งมอบก่อนเปรียบเทียบยอดรวม
สอบถามว่าใครเป็นผู้จัดการการขนส่งแต่ละช่วง และใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เมื่อใช้กฎ Incoterms ให้บันทึกกฎ สถานที่ และฉบับที่ระบุไว้ในใบเสนอราคาอย่างละเอียด หอการค้าระหว่างประเทศอธิบายว่ากฎเหล่านี้เป็นวิธีการจัดสรรงานการส่งมอบ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยง ไม่ควรใช้กฎเหล่านี้แทนข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ข้อตกลงการชำระเงิน หรือสัญญาซื้อขายฉบับสมบูรณ์
แยกเงื่อนไขที่ได้รับการยืนยันออกจากความเป็นไปได้
ข้อความต่างๆ เช่น “มีบรรจุภัณฑ์แบบกำหนดเอง” หรือ “จัดส่งรวดเร็ว” เป็นคำถามที่เป็นประโยชน์ ไม่ใช่เงื่อนไขการสั่งซื้อที่ได้รับการยืนยันแล้ว ให้สอบถามว่าราคาที่เสนอรวมบริการนั้นแล้วหรือไม่ ต้องใช้เวลาเพิ่มอีกนานเท่าใด และต้องสั่งซื้อในปริมาณเท่าใด หากผู้จำหน่ายกล่าวถึงส่วนลด ให้จดบันทึกเงื่อนไขและวันหมดอายุ อย่านำโปรโมชั่นขายปลีกมาแสดงเป็นราคาโรงงานที่ตกลงกันไว้
เปรียบเทียบการสนับสนุนและต้นทุนการซื้อ
สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ต้องได้รับการซ่อมบำรุง ให้ขอรายการชิ้นส่วนที่เสนอ ราคาอะไหล่ และข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุน สอบถามเกี่ยวกับวิธีการบันทึกหน่วยที่ชำรุด ใครจะเป็นผู้ตรวจสอบหลักฐาน และวิธีแก้ไขที่ระบุไว้ในใบเสนอราคา เก็บคำตอบเหล่านี้ไว้พร้อมกับเอกสารราคา ผู้จำหน่ายที่ตอบคำถามได้อย่างแม่นยำจะประเมินได้ง่ายกว่า แต่การสื่อสารที่ดีเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันความสามารถในการผลิตหรือคุณภาพของผลิตภัณฑ์
เลือกขั้นตอนต่อไปโดยพิจารณาจากหลักฐาน
คัดเลือกใบเสนอราคาที่ตรงตามข้อกำหนดที่สำคัญและระบุความไม่แน่นอนที่ยังคงเหลืออยู่ สั่งซื้อตัวอย่างหรือจัดให้มีการตรวจสอบที่เหมาะสมก่อนที่จะเชื่อถือข้อกล่าวอ้างที่ยังไม่ได้ตรวจสอบ เก็บรักษาใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติและเอกสารแนบไว้เป็นฉบับที่มีวันที่ระบุไว้ หากราคาเปลี่ยนแปลง ให้เปรียบเทียบขอบเขตงานที่แก้ไขแล้วอีกครั้ง การประหยัดที่เห็นได้ชัดอาจมาจากส่วนประกอบ ปริมาณ หรือข้อผูกพันด้านบริการที่เปลี่ยนแปลงไป
อ้างอิง: หอการค้าระหว่างประเทศ ภาพรวมกฎเกณฑ์ Incoterms กระบวนการเปรียบเทียบข้างต้นเป็นกรอบการเรียบเรียงดั้งเดิมของ Xingduan
มีอะไรที่เป็นประโยชน์อยากแบ่งปันไหม? ร่วมพูดคุยเป็นคนแรกได้เลย!